In het kader van de opdracht “Fase 1 Bouwkundige restauratie en afwerking - Deel 1 Materiaal-technische onderzoeken in functie van de restauratie” werd een bestek met nr. ERF-24-09 / NJ2024D03 opgesteld door Vastgoed en Bouwprojecten, in samenspraak met het aangestelde studiebureau Team van Meer / De Gouden Liniaal Architecten / BEC. De uitgave voor deze opdracht werd geraamd op € 48.363,00 excl. btw of € 58.519,23 incl. 21% btw. Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij ERF - Erfgoedstichting Vlaams-Brabant optreedt in naam van Stad Diest bij de gunning van de opdracht.
Het college van burgemeester en schepenen van 25 maart 2024 keurde de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, goed.
De offertes dienden het bestuur ten laatste op 7 mei 2024 om 11.00 uur te bereiken. De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 4 september 2024. Een verlenging van de verbintenistermijn wordt nog aan de kandidaat gevraagd.
De procedure wordt gevoerd in opeenvolgende fases waarbij het aantal te onderhandelen offertes geleidelijk aan verminderd wordt.
Initiële offertes
Er werd 1 offerte ontvangen van PATRIMOON BV, Winkelomseheide 223A te 2440 Geel (€ 100.518,76 excl. btw of € 121.627,70 incl. 21% btw). Wegens de overschrijding van het ramingsbedrag werd PATRIMOON BV uitgenodigd om een verbeterde offerte in te dienen voor de volgende onderhandelingsfase.
Finale onderhandelingsfase
PATRIMOON BV, Winkelomseheide 223A te 2440 Geel diende een aangepaste offerte in (€ 87.112,13 excl. btw of € 105.405,68 incl. 21% btw).
Het verslag van nazicht van de offertes (inclusief een samenvatting van de onderhandelingsfases) werd opgesteld door het aangestelde studiebureau Team van Meer / De Gouden Liniaal Architecten / BEC op 17 juni 2024. Er wordt voorgesteld om deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde PATRIMOON BV, Winkelomseheide 223A te 2440 Geel tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van € 87.112,13 excl. btw of € 105.405,68 incl. 21% btw.
Ondanks de overschrijding van het ramingsbedrag zijn de werken alsnog absoluut noodzakelijk voor de voortgang van het project van de Citadel. Deze vooronderzoeken gaan ons immers onontbeerlijke informatie opleveren voor de finalisatie van het ontwerpproces van zowel Fase 1, alsook de verdere ontwikkeling van de site.
Bij het vaststellen van de voorwaarden en de wijze van gunnen kan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen bepalen dat indien een opdracht van aanneming van werken, leveringen of diensten waarvoor de raming paste binnen het voorziene drempelbedrag, zijnde € 50.000,00 excl. btw, bij raadpleging van de mededinging het voorziene budget blijkt te overschrijden, de opdracht kan toegewezen worden mits het college van burgemeester en schepenen beslist de noodzakelijke verhoging van de betrokken gunning ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
Voor deze opdracht zal ERF een onderzoekspremie aanvragen bij het Agentschap Onroerend Erfgoed. De premie bedraagt 80% van de kostprijs excl. btw, met een maximaal betoelaagbaar bedrag van 25.000,00 €. Concreet zal voor deze opdracht dus 20.000,00 € premie worden gegeven door het Agentschap Onroerend Erfgoed.
Het bestek met nr. ERF-24-09 / NJ2024D03 en de raming voor de opdracht “Fase 1 Bouwkundige restauratie en afwerking - Deel 1 Materiaal-technische onderzoeken in functie van de restauratie”, opgesteld door Vastgoed en Bouwprojecten, wordt goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 48.363,00 excl. btw of € 58.519,23 incl. 21% btw. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij ERF - Erfgoedstichting Vlaams-Brabant optreedt in naam van Stad Diest bij de gunning van de opdracht.
Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 17 juni 2024, opgesteld door het aangestelde studiebureau Team van Meer / De Gouden Liniaal Architecten / BEC. Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde PATRIMOON BV, Winkelomseheide 223A te 2440 Geel tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van € 87.112,13 excl. btw of € 105.405,68 incl. 21% btw. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. ERF-24-09 / NJ2024D03.
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget van 2024, op budgetcode MJP001677 waarop een bedrag van €105.405,68 wordt vastgelegd.