De vrijwilligerswet legt maxima op aan de vergoedingen voor vrijwilligers. Onder deze grensbedragen wordt de vergoeding als een onkostenvergoeding gezien, en niet als een inkomen dat belast wordt. Dit besluit wenst de vergoedingen aan vrijwilligers bij de stad te stroomlijnen, gezien verschillende diensten verschillende tarieven hanteren.
Het afgelopen jaar werd de vrijwilligerswerking van de stad al fel bijgestuurd. Vorig jaar gebeurde het beheer van vrijwilligers volledig decentraal. Dit leidde tot een aantal problemen die elk geremedieerd werden:
| Beheersrisico | Genomen actie |
| 1. | - Elke dienst heeft een eigen lijst met vrijwilligers
- De stad of OCMW is verplicht om vrijwilligers te verzekeren, maar heeft geen overzicht van het aantal vrijwilligers.
- Er is geen juiste raming van het aantal vrijwilligers voor het jaarverslag IDPWB (Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk)
| - De CRM-software Assist (Customer Relationship Management) voor het beheer van vrijwilligers werd aangekocht. Alle vrijwilligers zijn nu geregistreerd in een database in de cloud, en onderverdeeld in verschillende groepen van vrijwilligerswerking.
|
| 2. | - Niet alle diensten pasten consistent het modelcontract van de dienst personeel toe
| - Een modelcontract werd opgeladen in de toepassing Assist. De diensten dienen dit enkel nog aan te passen voor de punten die specifiek zijn voor de eigen vrijwilligersgroep.
|
| 3. | - Vrijwilligers krijgen niet altijd de informatie die ze wettelijk moeten krijgen
| - Het modelcontract van Assist bevat alle wettelijk vereiste informatie in de vrijwilligerswet, en werd door de eigen diensten nog aangevuld met eigen specifieke informatie.
|
| 4. | - De inzet van vrijwilligers werd niet consistent geagendeerd op het BAD (Besluiten Algemeen Directeur)
| - Gezien de hoeveelheid vrijwilligers (reeds 411 werden geregistreerd in de database, en jeugd en sport zijn nog onvolledig), werd de bevoegdheid tot ondertekening van de afsprakennota gedelegeerd naar de vrijwilligerscoaches.
|
| 5. | - Elke dienst heeft zijn eigen manier om vrijwilligers te vergoeden, waardoor coherentie ontbreekt
| - Daaraan remedieert deze notule
|
| 6. | - Er zit geen structuur in de manier waarop vrijwilligers hun onkosten aangeven bij de dienst financiën
| - Assist ontwikkelt momenteel nog een goedkeuringsflow voor de onkostenvergoedingen van vrijwilligers. Gezien dit ten vroegste in de zomer van 2023 in testing zal gaan, zal nog een sjabloon worden uitgewerkt in overleg met de dienst financiën.
|
| 7. | - Vrijwilligers meldden zich aan, maar werden niet opgevolgd
| |
Dit besluit betreft enkel de interne vrijwilligerswerkingen:
- Externe vrijwilligerswerking: de stad keert een subsidie uit voor een werking die op zijn beurt een beroep doet op vrijwilligers. De vrijwilligerswet is niet van toepassig op de stad (of OCMW), maar op de entiteit die gesubsidieerd is en de vrijwilligers op zijn beurt engageert.
- Interne vrijwilligerswerking: vrijwilligers werken rechtstreeks voor de stad (of OCMW): dan is de vrijwilligerswet van toepassing.
De vrijwilligerswet verplicht geen vergoeding van vrijwilligers. Meerdere vrijwlligers zetten zich ook onbezoldigd in.
In de vergoeding van vrijwilligers zoals de stad of OCMW ze vandaag toepast, bestaan enkele incoherenties:
- Zelfde takenpakket (bvb. hulp bij evenmenten), werd door verschillende diensten anders vergoed
- Tussen monitors sportkamen en jeugdkampen bestaan verschillen ondanks gelijkaardig takenpakket
- Proportionaliteit: bepaalde vrijwilligers ontvangen een dagvergoeding terwijl ze slechts een halve dag helpen, terwijl anderen hiervoor een volledige dag moeten helpen
Na indexatie, bedragen de wettelijke maxima van de vrijwilligersvergoedingen: € 40,67 per dag of € 1.626,77 per jaar. Boven deze bedragen worden de vergoeding niet als een onkostenvergoeding beschouwd door de fiscus, maar als een inkomen waarop de tarieven personenbelasting worden toegepast.
In de nieuwe tarievenstructuur, hanteert de stad en OCMW dan ook volgende richtlijnen:
- €40 voor een volledige dag
- €20 voor een halve dag
- €5 per uur
- Pro rata voor andere tijdsindelingen
Tussen hoofdmonitors en (gewone) monitors wordt nog een tariefverschil gehanteerd wegens het verschil in verantwoordelijkheid.
Voor het merendeel van de vrijwilligers betekent dit een verhoging ten opzichte van de vergoeding die ze vandaag ontvangen.
Een beperkt aantal vrijwilligers zou met deze principes een lager tarief krijgen dan vandag. Daarom worden bepaalde tarieven worden in uitdovingsregime gezet. Ze blijven voorlopig van toepassing, maar zullen bij toekomstige herzieningen niet meer geïndexeerd worden tot ze voldoen aan de hogervermelde principes:
- Vrijwilligers musea: momentel €30 / halve dag
- Vrijwilligers toeristische gidsbeurt: momenteel €35 / halve dag
Wettelijk zijn er geen inbreuken gezien het dagmaximum gerespecteerd is, maar er is een tijdelijke afwijking van het proportionaliteitsprincipe. Hierdoor wordt vermeden dat een beperkt aantal vrijwilligers een lagere vergoeding zou krijgen, dan vandaag het geval is.