Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
De bespreking van het rapport organisatiebeheersing op het managementteam van 9 juni 2020
Het decreet Lokaal Bestuur (en voordien het Gemeentedecreet) voorziet dat alle steden en gemeenten verplicht een kader van organisatiebeheersing dienen te voorzien. In het Gemeentedecreet werd hiernaar verwezen als een’ interne controlesysteem’.
Via dit kader moeten organisaties aangeven dat zij risico’s en processen beheersen; zowel op globaal organisatieniveau, als op dienstniveau. Steden en gemeenten zijn immers actief op heel veel domeinen, hebben een veelheid aan dienstverlening en hebben er alle belang bij op talrijke domeinen (financieel management, informatieveiligheid, personeelsbeleid, naleven van alle wetgeving, ..) zo goed mogelijk processen in risico’s in kaart te brengen en ook maatregelen te nemen om zo effectief, zo integer, zo kwalitatief en zo efficiënt mogelijk te werken.
Het is de algemeen directeur die -in overleg met het managementteam– voor de organisatiebeheersing verantwoordelijk is. De algemeen directeur dient jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen (en vast bureau) en aan de gemeenteraad (de raad voor maatschappelijk welzijn) over de organisatiebeheersing te rapporteren. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni.
De Vlaamse Overheid vindt organisatiebeheersing zodanig belangrijk dat zij hier een verplichting voor alle gemeenten van gemaakt heeft. De reden is dat het noodzakelijk is om een systeem te hebben dat de belangrijkste risico's afdekt, een garantie biedt dat de doelstellingen gerealiseerd worden en bijdraagt aan de efficiëntie.
De vraag is hoe robuust en betrouwbaar een organisatie is. Geen betere manier om de stevigheid van een organisatie te testen dan een crisis. Vanaf het begin werd duidelijk, in het beheren van de huidige Corona- crisis, dat deze alles op scherp stelde. De crisis bracht de sterkste punten van de organisatie naar boven, maar toonde ook duidelijk aan waar de werkpunten liggen. Daarom werd ervoor gekozen om de rapportering over de organisatiebeheersing dit jaar te focussen op het beheer van de organisatie van de Corona-crisis en de werkpunten die daaruit voortvloeien. Er is immers geen betere test voor de stevigheid van de fundamenten van een organisatie dan een zware crisis. Er moeten lessen getrokken worden en daarover willen wij in alle openheid rapporteren aan de gemeenteraad (raad voor maatschappelijk welzijn).
Er wordt kennisgenomen van de rapportering van het organisatiebeheersingssysteem van de stad en het OCMW Diest.