Eind 2013 plaatste het gemeentebestuur van Grimbergen, als opdrachtencentrale, de opdracht "Huur multifunctionals en printers met beheersysteem" bij wege van de open procedure en gunde de opdracht vervolgens aan de firma Canon Belgium, Berkenlaan 3 te 1831 Diegem.
De opdrachtencentrale wordt als volgt omschreven:
De gemeente Grimbergen fungeert als opdrachtencentrale voor lokale overheden in de provincie Vlaams-Brabant die toegetreden zijn tot een door VERA (Autonoom Gemeentebedrijf) opgericht samenwerkingsverband, hierna verder genaamd Virtuele Centrumstad. Dit geldt zowel voor de bestaande Virtuele Centrumsteden (Noord, SOCiAL, STAD, Hageland, Luchthaven, Groene Rand en Brabantse Kouters) als voor de nog op te richten Virtuele Centrumstreden. Inschrijvers moeten er rekening mee houden dat de totale omvang van de levering of diensten kan stijgen in de onder genoemde twee gevallen:
- bij toetreding van een lokale overheid, die nog geen deel uitmaakte van een
Virtuele Centrumstad, tot een bestaande Virtuele Centrumstad;
- bij oprichting van een nieuwe Virtuele Centrumstad, waardoor ook de lokale
overheden in deze regio tot afnamegebied kunnen behoren.
Onder toetreding tot een Virtuele Centrumstad verstaan wij het nemen van college- of raadsbeslissing door de desbetreffende lokale overheid met het oog op de goedkeuring van het protocol tot samenwerken.
Mogelijke deelnemende instanties
- Lokale overheden (en hun OCMW's, gemeentescholen, brandweerdiensten, politiezones, culturele centra, gemeenschapscentra, bibliotheken, autonome
gemeentebedrijven,...) in de provincie Vlaams-Brabant die deel uitmaken van een Virtuele Centrumstad;
- VERA 'Autonoom provinciebedrijf';
- Het raamcontract kan ook aangeboden worden aan de personeelsleden van de reeds vermelde besturen in het kader van een pc-privé concept.
Het geïnteresseerd lokaal bestuur zal de facturatie laten verlopen tussen personeelslid en geselecteerde leverancier(s).
De gevoerde procedure was de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking (2013/S 116-197444).
Bij de gunning werd er rekening gehouden met de prijs (40p), kwaliteit van de multifunctionals en de printers (30p), service management (15p),beheersysteem (15p)
De virtuele centrumsteden (lokale besturen) aangesloten bij het Autonoom Provinciebedrijf VERA (Vlaams-Brabants Extra Net voor Regio en Administratie), Vaartdijk 3/001 te 3018 Leuven kunnen bij de opdrachtnemer bestellingen plaatsen tot 31 oktober 2018.
De stad Diest is lid van het Autonoom Provinciebedrijf VERA en is door gebruik te maken van de opdrachtencentrale krachtens artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
Het raadsbesluit van 29 april 2013 over de goedkeuring van het bijzonder bestek voor "Huren en onderhouden van multifunctionele kopieertoestellen (60 maanden) t.b.v. de stedelijke diensten, te gunnen bij wijze van de algemene offerteaanvraag
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 augustus 2013 over de gunning van de opdracht " Huren en onderhouden van multifunctinele kopieertoestellen (60 maanden) t.b.v. de stedelijke diensten aan de firma Konica Minolta Business Solutions (Belgium) NV, Excelsiorlaan 10 te 1930 Zaventem
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36
De gemeenteraad keurt de toetreding van de stad Diest, het OCMW en het AGB Cultuurcentrum Den Amer tot de opdrachtencentrale van de stad Grimbergen voor de raamovereenkomst voor "Huur en onderhoud van multifunctionals en printers met beheersysteem voor een termijn van 60 maanden", goed.
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit besluit.