De Hagelandse Academie voor Muziek en Woord kan sedert vele jaren, meer dan 20 jaar, gratis gebruik maken van het orgel in de kapel van het Psychiatrisch Ziekenhuis Sint-Annendael voor haar orgellessen en aanverwante activiteiten zoals toonmomenten en examens.
De modaliteiten van dit gebruik werden nooit formeel vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst. Nu de technische toestand van het instrument een grondige herstelling en renovatie vereist, wensen de verschillende betrokken partijen de modaliteiten van enerzijds herstelling, renovatie en onderhoud van het orgel en anderzijds het gebruik ervan door de Hagelandse Academie voor Muziek en Woord vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst.
Deze samenwerkingsovereenkomst wordt afgelsoten tussen vzw Sint-Annendael Grauwzusters, de Hagelandse Academie voor Muziek en Woord - rechtsgeldig vertegenwoordigd door de stad Diest als inrichtende macht - en vzw Grauwzusters Franciscanessen van Hasselt.
De stad Diest heeft zich principieel akkoord verklaard 75 % van de financiële kosten van de specifieke herstellingen en instandhoudingswerken van het orgel voor haar rekening te nemen om zo dit orgel als permanent instrument te kunnen blijven hanteren.
De samenwerkingsovereenkomst voorziet dat alle facturen volledig worden verwerkt in de boekhouding van Sint-Annendael. Volgens een andere bepaling in de samenwerkingsovereenkomst kunnen de kosten die betrekking hebben op eenmalige aspecten (vb. herstellingswerken) in 3 keren worden terugbetaald, en dus gespreid worden over 3 boekjaren. Het financiëel engagement van de stad Diest, volgens deze voorgestelde regeling, blijkt uit het inschrijven vanaf 2017 van 3 schijven van telkens € 5.333,00 euro (vijfduizend driehonderddrieëndertig euro) in de budgetten van de stad Diest. Via een doorrekening van de kosten zal Sint-Annendael aan de overige partijen volgens de vermelde verdeelsleutels in de samenwerkingsovereenkomst een aanrekening bezorgen.
Na het opvragen van verschillende offertes blijkt dat de firma De Munck-Claessens de voordeligste offerte heeft ingediend. Uit de bestelbon van Sint-Annendael voor Orgelbouw De Munck waaruit blijkt dat de prijzen vermeld in de offerte van 25 november 2015 ongewijzigd blijven, zodat het voorziene budget (3 X 5333,00 euro) toereikend is.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen vzw Sint-Annendael Grauwzusters, de Hagelandse Academie voor Muziek en Woord - rechtsgeldig vertegenwoordigd door de stad Diest, inrichtende macht - en vzw Grauwzusters Franciscanessen van Hasselt over enerzijds de modaliteiten van de herstelling, renovatie en het onderhoud van het orgel in de kapel van het Psychiatrisch Ziekenhuis Sint-Annendael en anderzijds het gebruik ervan door de Hagelandse Academie voor Muziek en Woord voor haar orgellessen en aanverwante activiteiten goed.
De offerte van de firma Demunck-Claessens, Heistraat 2 in 9100 Sint-Niklaas, die na vergelijking van de ingediende offertes de goedkoopste bleek, wordt goedgekeurd.