Het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 over de regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van het personeel
Het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen, inzonderheid op artikel 103
Het besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 en 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen
Het besluit van de gemeenteraad van 15 december 2008 over de vaststelling van de personeelsformatie en het organogram van het gemeentepersoneel en latere wijzigingen
Het besluit van de gemeenteraad van 28 september 2015 over de goedkeuring van de inkanteling stad en OCMW - fase 1, inclusief het nieuwe organogram
Het omgevingsvergunningsbesluit van 27 november 2015, titel 7, hoofdstuk 2
Het besluit van de gemeenteraad van 25 september 2017 over de goedkeuring van de wijziging van het organogram van stad Diest
Artikel 581 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Het besluit van het managementteam van 6 maart 2018 over de goedkeuring van het voorontwerp van de formatie van de stad Diest
Op 25 september 2017 keurde de gemeenteraad de aanpassing van het organogram voor de stad goed. Bij die goedkeuring werd aangekondigd dat een verdere aanpassing van het organogram voor de technische uitvoerende dienst binnen de cluster wonen en ondernemen zich zou opdringen, als gevolg van het project 'alle ploegen op één lijn'.
Op de gemeenteraad van 18 december 2017 nam de gemeenteraad kennis van het transitieplan 'Alle ploegen op één lijn' van de technische uitvoerende dienst.
In afwachting van het volledig in werking treden van het nieuw decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 wordt één organogram voor de cluster wonen en ondernemen voorgelegd aan de gemeenteraad en OCMW-raad. De formaties worden gescheiden gehouden.
1. Formatie voor de stad
De functietitels voor secretaris en financieel beheerder veranderen van rechtswege in de titels van respectievelijk algemeen directeur en financieel directeur. De wijziging van de functietitel waarnemend secretaris naar waarnemend algemeen directeur moet goedgekeurd worden in de gemeenteraad.
1.1 Cluster wonen en ondernemen
Op niveau van de cluster wordt een technisch en logistiek team voorzien waarin een administratief medewerker, twee van de huidige ploegbazen en een nieuwe functie voorzien wordt op B4-B5. Deze mensen staan onder de rechtstreekse leiding van de beleidscoördinator en zorgen voor ondersteuning van de ploegen op vlak van planning, evenementen, kwaliteit, HR, …
Wat de dienst gebouwen betreft is een tweede meewerkende ploegbaas gebouwen noodzakelijk. Vandaag is de span of control 20 en dat ligt te hoog voor één meewerkende ploegbaas, zelfs al wordt heel wat administratie en planning uit handen genomen. De functies op niveau C1-C3 (één bij de stad en één op het OCMW) worden uitdovend (respectievelijke tegen juni en eind december 2018).
Bij de dienst ruimtelijke ordening ligt de werkdruk al geruime tijd zeer hoog. De invoering van de Omgevingsvergunning is zonder twijfel een belangrijke factor: Diest was pilootgemeente zowel wat de Omgevingsvergunning zelf als wat het dossieropvolgingssysteem betreft. Dat had tot gevolg dat er een tijdlang dubbel moest gewerkt worden (in het oude en het nieuwe systeem) en er tijd geïnvesteerd moest worden in het wegwerken van bugs of gebrekkige functionaliteiten. Om toekomstige, bijkomende problemen te vermijden stellen we voor om een bijkomende deskundige (B1-B3) aan te werven. De bedoeling van deze extra aanwerving is om de dienst toe te laten de vervanging van een hoofdmedewerker (C4-C5) die momenteel 68 jaar is en waardevolle expertise heeft, voor te bereiden. We willen niet wachten tot het vertrek van deze hoofdmedewerker maar nu iemand extra aanwerven die kan dubbel lopen en kennis kan overgedragen krijgen. We stellen voor om de C4-C5 dus te laten uitdoven en (op termijn) te vervangen door een B1-B3. De reden van deze aanpassing is dat de dienst nood heeft aan extra capaciteit op B-niveau – een deskundige die niet louter de administratieve voorbereiding van de dossiers doet maar ook de beoordeling kan voorbereiden en schrijven.
De wijzigingen 1 en 2 werden voorzien in het budget voor 2018 en in het financieel meerjarenplan van respectievelijk stad en OCMW opgenomen. De wijzigingen 3 en 4 werden niet voorzien, maar zijn budgetneutraal binnen het huidige meerjarenplan.
De functietitels van milieutoezichter/diensthoofd en stedenbouwkundige/diensthoofd veranderen van rechtswege in omgevingsdeskundige/diensthoofd (Omgevingsvergunningsbesluit van 27 november 2015, titel 7, hoofdstuk 2).
1.2. Cluster leven en welzijn
Voor burgerzaken wordt 2018 een bijzonder druk jaar. Vanaf april 2018 moeten 800 identiteitskaarten vervangen worden. In juni 2017 juni zaten we met een piek van 600 identiteitskaarten. Bovendien start in die periode ook de voorbereiding voor de verkiezingen en moet één van de loketbedienden vervangen worden tijdens zwangerschapsverlof. Daarom wordt 0,5 voltijds equivalent medewerker C1-C3 extra voorzien. Deze plaats dient voor bepaalde tijd op de formatie te worden voorzien.
De wijzigingen werden voorzien in het budget van de stad voor 2018.
2. Organogram cluster wonen en ondernemen
De wijzigingen betreffen de technische uitvoeringsdiensten en de dienst ruimtelijke ordening. Bovendien worden ook enkele middenkaderfuncties op het OCMW op de juiste plaats in het organogram geplaatst.
De wijzigingen voor de technische uitvoeringsdiensten zijn als volgt samen te vatten:
Binnen de dienst ruimtelijke ordening is de techniciteit van het werk de voorbije jaren sterk toegenomen. Om de pensionering van de huidige medewerker op C4-C5 op te vangen met voldoende parate deskundigheid, is een extra deskundige cel vergunningen (B1-B3) noodzakelijk. Deze wijziging werd in de aanpassing van de formatie opgenomen en krijgt een plaats in het organogram van de dienst.
Wat de dienst gebouwen van het OCMW betreft, krijgen de bestuurssecretaris diensthoofd (A1a-A3a) en de deskundige (B1-B3) een plaats in het gemeenschappelijk organogram onder de bestuurssecretaris diensthoofd (A1a-A3a) van de dienst gebouwen van de stad. Deze laatste stuurt hen elk afzonderlijk aan, evenals de administratief medewerkers. De bestuurssecretaris diensthoofd OCMW en de deskundige OCMW krijgen beiden een nieuw functieprofiel waarbij de bestuurssecretaris van het OCMW zich voornamelijk zal bezighouden met het management van de projecten binnen de gemeenschappelijke dienst gebouwen en de deskundige van het OCMW het beleidsmatig beheer van gebouwen OCMW en stad mee zal behartigen.
De motivatienota voor de aanpassing van de formatie van stad Diest werd door de secretaris in overleg met het managementteam op 6 maart opgesteld in toepassing van artikel 87 van het gemeentedecreet.
Het ontwerp van organogram voor de cluster wonen en ondernemen en de aangepaste formatie voor de stad werd overgemaakt aan de vakbondsafgevaardigden en besproken op de vergadering van het HOC-BOC van 14 maart 2018.
ABVV en ACV openbare diensten ondertekenen een protocol van akkoord met opmerkingen.
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de volgende wijzigingen van de formatie van de stad
De gemeenteraad keurt de gecoördineerde versie van het organogram van de cluster wonen en ondernemen van stad en OCMW Diest goed.