De stad en het OCMW werken stelselmatig aan de uitbouw van een mid-office-concept en de verbetering van de dienstverlening. In juni 2015 werd de toepassing aangekocht voor eBesluitvorming en post. Aansluitend hierop wordt voorgesteld om een uitbreiding te voorzien in de vorm van de aanschaf van een zaaksysteem en een toepassing voor de ondersteuning van het klantencontactcenter.
Het mid-office-concept zal er voor zorgen dat alle inkomende informatie via inkomende post, e-mail, telefoongesprekken, balie e.d. wordt opgenomen in toepassingen met een gezamenlijke motor, met name het zaaksysteem. Het zaaksysteem omvat een formulieren- en een workflowgenerator die ervoor zorgen dat het uitgetekend proces van A tot Z automatisch gestuurd wordt. Momenteel leiden online-formulieren enkel tot een e-mail met informatie die in een andere toepassing moet verwerkt worden. Met het zaaksysteem zal de informatie en de verwerking ervan in 1 online systeem geïntegreerd worden waar iedereen samen aan werkt. Bepaalde processen zullen volledig digitaal kunnen afgehandeld worden.
Voordelen:
- 24/7 online bereikbaar via eLoket
- transparante communicatie met burger via persoonlijke internetpagina
- uniforme, procesgestuurde behandeling van zaken
- efficiënt takenbeheer per dienst en medewerker
- actuele inzage in de status van een zaak
In het kader van de opdracht “Levering en implementatie van software ter realisatie van het mid-office-concept” werd een bestek met nr. 2017/IB/281.03 opgesteld door de Dienst intern beheer.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 49.500,00 excl. btw of € 59.895,00 incl. 21% btw voor zowel de éénmalige investeringskost als een jaarlijkse gebruikskost.
Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Omdat de uitbouw van een zaaksysteem een maximale verbinding/koppeling vereist met andere bestaande toepassingen zoals voor besluitvorming en postbeheer, zal er enkel aan Green Valley/Cipal (= huidige dienstverlener) een offerte kunnen gevraagd/onderhandeld worden als uitbreiding van de bestaande toepassingen. Zo kan een product/proces vanaf intake aan de front-office, via verwerking in de back-officetoepassing en tot aflevering van het product/dienst aan de klant volledig geautomatiseerd worden.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° d ii (de opdracht kan slechts door één bepaalde ondernemer worden uitgevoerd om redenen van: mededinging ontbreekt om technische redenen)
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen
Het gemeenteraadsbesluit van 22 juni 2015 houdende goedkeuring van de gunning van software voor besluitvorming en briefwisseling voor stad en OCMW aan Cipal DV/Green Valley
Het bestek met nr. 2017/IB/281.03 en de raming voor de opdracht “Levering en implementatie van software ter realisatie van het mid-office-concept”, opgesteld door de Dienst intern beheer worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 49.500,00 excl. btw of € 59.895,00 incl. 21% btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2017, op budgetcode 2410000/AW/0119/01 (actie/raming 2017140536/2017150666).