Het besluit van de gemeenteraad van 15 december 2008 over de vaststelling van de personeelsformatie en het organogram van het gemeentepersoneel en latere wijzigingen
Het besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 over de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en latere wijzigingen
Het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 over de regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van het personeel
Op 28 september 2015 keurde de gemeenteraad de inkanteling stad en OCMW - fase 1, inclusief het nieuwe organogram, goed.
Ondertussen staan we al heel wat verder met dit veranderingstraject. Voor elke cluster werd er een beleidscoördinator aangesteld. De diensten secretariaat en personeel van stad en OCMW werken al volledig samen. De technische diensten van stad en OCMW werden samengevoegd en werken volgens het goedgekeurde organogram.
Het bestuur wenst optimaal in te zetten op interne en externe personeelsmobiliteit om te zorgen dat personeelsleden zich goed voelen in hun job en gemotiveerd komen werken.
Het huidige organogram van de stad Diest dient verder uitgewerkt te worden op basis van de huidige werking en personeelsbehoeften van de verschillende diensten.
Op beleidsmatig vlak dient er dringend een personeelsbeleid uitgewerkt te worden. Door het wegvallen van de bestuurssecretaris/diensthoofd personeelsdienst van het OCMW, is er binnen de personeelsdienst onvoldoende ruimte om het personeelsbeleid uit te werken. Een nieuwe bestuurssecretaris/diensthoofd personeelsdienst werd door de raad voor maatschappelijk welzijn aangesteld op 29 juni 2017. Het is de bedoeling van één diensthoofd aan te stellen voor de personeelsdienst. Bijgevolg wordt de functie van voltijds statutair deskundige personeelsdienst/diensthoofd uitdovend verklaard en in de plaats hiervan wordt de functie van voltijds statutair deskundige personeelsdienst/coördinator gecreëerd. Op korte termijn zal het betrokken personeelslid heraangesteld worden.
Na de inkanteling van de dienst secretariaat bleek dat er ook in deze dienst verschuivingen noodzakelijk waren. Eén functie van voltijds contractueel administratief medewerker dient op termijn niet meer ingevuld te worden. Eén personeelslid wil een nieuwe uitdaging aangaan op een andere dienst en er wordt gezocht naar mogelijkheden. In afwachting van een definitieve oplossing, wordt de functie van voltijds contractueel administratief medewerker uitdovend verklaard.
Daarnaast was de administratief hoofdmedewerker, directiesecretariaat vragende partij om tewerkgesteld te worden op een andere dienst. Deze persoon werd tijdelijk tewerkgesteld bij de dienst ruimtelijke ordening. Een definitieve overplaatsing dringt zich nu op. Na een definitieve overplaatsing dient de functie van administratief hoofdmedewerker niet meer ingevuld te worden op de dienst secretariaat. In afwachting hiervan wordt de functie van administratief hoofdmedewerker uitdovend verklaard.
Sinds 1 mei 2017 wordt er door de diensten op afspraak gewerkt. Het klantencontactcenter (fysiek, digitaal en telefonisch onthaal van stad en OCMW) zal voor stad en OCMW gemeenschappelijk werken om personen wegwijs te maken in het nieuwe systeem en hun te begeleiden in de procedure om afspraken te maken.
Tijdens de voorbereiding van dit project was er een mogelijkheid in het kader van de sociale maribel een aanvraag in te dienen voor een toelage voor het aanstellen van bijkomend personeel. De stad Diest kreeg een goedkeuring voor de aanstelling van bijkomende voltijds contractueel administratief medewerker diversiteit voor het klantencontactcenter, wat met het oog op een klantgericht onthaal in het gebouw van de Hasseltsestraat (OCMW) een belangrijke meerwaarde zal zijn.
Bij de dienst intern beheer is er door de inkanteling behoefte aan bijkomende personeel. De dienst ICT staat nu in voor alle ICT-problemen van zowel stad als OCMW. Er wordt dan ook voorzien in een bijkomende functie van voltijds contractueel administratief medewerker. Er is nood aan twee mensen op bachelorniveau. Aangezien dit een knelpuntfunctie is bij openbare besturen, is het de bedoeling dat dit nieuwe personeelslid een bacheloropleiding ICT volgt en vervolgens deel zal nemen aan selectieproeven voor de functie van functie van voltijds contractueel systeembeheerder. De functie van administratief medewerker is dan uitdovend.
Daarnaast wordt een functie van voltijds statutair administratief medewerker intern beheer uitdovend verklaard en een functie van voltijds contractueel administratief medewerker intern beheer wordt opgesplitst in een halftime functie van contractueel administratief medewerker intern beheer en een halftime functie van administratief medewerker personeelsdienst.
Ook de werklast van de dienst archief werd groter na de inkanteling. Er wordt voorgesteld om een functie van halftime contractueel deskundige archief in het kader van de sociale maribel voorzien.
De preventiedienst werd jaren ondersteund door een voltijds contractueel technisch beambte verkeersveiligheid in het kader van de startbanen. Het loon van dit personeelslid werd betaald door het ministerie van onderwijs. Het personeelslid mocht niet beschikken over een diploma secundair onderwijs en diende tijdens de tewerkstelling bijkomende opleidingen te volgen om zijn kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Deze tewerkstellingen verliepen vaak niet goed. De personeelsleden hadden veel begeleiding nodig, waardoor het laatste jaar de functie niet meer werd ingevuld. De functie van voltijds contractueel technisch beambte verkeersveiligheid in het kader van de startbanen mag geschrapt worden en er wordt voorgesteld om in de plaats hiervan een halftime functie van contactueel administratief medewerker te creëren.
Voor de cluster wonen en ondernemen wordt voorgesteld om een functie van voltijds contractueel administratief medewerker bijkomend voorzien. Het is in de toekomst de bedoeling om het administratief personeel op clusterniveau te poolen om op deze manier flexibeler te kunnen worden ingezet.
Bij de dienst ruimtelijke ordening wordt bijkomend een functie van voltijds statutair administratief hoofdmedewerker voorzien (cf. infra secretariaat). Op langere termijn wordt deze functie uitdovend verklaard en in de plaats hiervan wordt een functie van voltijds statutair administratief medewerker voorzien.
Voor de technische diensten zijn er een aantal interne verschuivingen voorzien die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de verschillende diensten. Deze verschuivingen betekenen geen meerkost:
De verschuivingen binnen de technische diensten zijn een voorlopige oplossing. Op korte termijn wordt het organogram van deze diensten volledig herbekeken in samenwerking met de firma Arch, die binnen deze diensten aan het werk is voor het project 'Alle ploegen op één lijn'.
Bij de dienst gebouwen wordt een functie van voltijds statutair administratief medewerker uitdovend verklaard en in de plaats hiervan wordt een functie van voltijds contractueel administratief medewerker voorzien. De voltijds statutair administratief medewerker was vragende partij om tewerkgesteld te worden op een andere dienst. Deze persoon werd tijdelijk tewerkgesteld bij de dienst cultuur, cel erfgoed. Een definitieve overplaatsing dringt zich nu op. Na een definitieve overplaatsing dient de functie van administratief medewerker bij de dienst gebouwen opnieuw ingevuld te worden. Er wordt voorgesteld om een functie van voltijds contractueel administratief medewerker te voorzien. Deze verschuivingen kunnen budgetneutraal worden uitgevoerd door het niet vervangen van een aantal personeelsleden, die loopbaanonderbreking genieten, binnen de cluster cultuur en vrije tijd.
In de dienst ondernemen wordt een functie van voltijds contractueel administratief medewerker uitdovend verklaard. Het betrokken personeelslid gaf aan te willen werken voor de dienst ICT (cf. infra intern beheer). In de plaats hiervan wordt een functie van voltijds statutair administratief medewerker bijkomend voorzien (cf. infra). Bijkomend wordt een functie van halftime contractueel marktleider voorzien. De invulling van deze bijkomende functie is geen meerkost omdat de voltijds statutair administratief medewerker halftime loopbaanonderbreking heeft tot aan de pensioenleeftijd.
Een contractueel administratief assistent werd destijds in het kader van diversiteit halftime aangesteld door de stad en halftime door het OCMW. Omdat het betrokken personeelslid al geruime tijd enkel voor de dienst burgerzaken werkt, is het aangewezen om beide contracten samen te voegen en het betrokken personeelslid voltijds aan te stellen bij de dienst burgerzaken. In het organogram dienen hiervoor bij de dienst burgerzaken de functie van halftime contractueel administratief assistent (uitdovend)en de daaraan gekoppelde functie van halftime contractueel administratief medewerker uitgebreid te worden van 19 naar 38 uren per week.
De voltijds administratief medewerker in het kader van de sociale maribel, die vermeld staat op het organogram van de dienst kinderopvang, werkt in praktijk halftime voor de dienst kinderopvang en halftime voor de sportdienst. Er wordt dan ook voorgesteld op de functie op te splitsen in twee halftime functies, zodat het organogram aangepast wordt een de werkelijke situatie.
Daarnaast worden in de kinderopvang twee functies van halftime contractueel administratief medewerker/begeleider bijkomend voorzien. Eén functie wordt voorzien om een extra personeelslid te kunnen inzetten over de verschillende vestigingen om afwezigheden van andere personeelsleden te kunnen opvangen.
De tweede functie wordt voorzien voor de vestiging Schaffen. Na de verbouwingen van deze kinderopvang is het mogelijk om extra opvangplaatsen te creëren, rekening houdende met de totale beschikbare oppervlakte van deze opvang. Omwille van de personeelsnorm (1 begeleidster per 14 kinderen) konden deze extra opvangplaatsen tot nu toe nog niet ingevuld worden. Op korte termijn is het de bedoeling om met de creatie van deze extra functie het maximum van opvangplaatsen te kunnen invullen.
Bij de dienst sport is het moeilijk om de functies van technisch assistent/redder in te vullen. De functie van redder is een knelpuntberoep. Kandidaten verkiezen een contract van onbepaalde duur in plaats van vervangingscontracten. Door de overplaatsing van een voltijds contractueel technisch beambte/toezichthouder naar het cultuurcentrum is er een functie in het zwembad niet meer ingevuld. Er wordt voorgesteld om deze functie van voltijds contractueel technisch beambte/toezichthouder om te zetten in een functie van voltijds contractueel technisch assistent/redder. Op deze manier is de kans reëler om een technisch assistent/ redder te kunnen aanwerven.
Bij de dienst cultuur wordt de cel erfgoed opgericht en hiervoor wordt een functie van voltijds statutair administratief medewerker voorzien (cf. infra).
In het cultuurcentrum worden twee functies van voltijds contractueel technisch beambte bijkomend voorzien voor de logistieke ondersteuning van het cultuurcentrum (cf.infra).
De gemeenteraad keurde op 28 september 2015 het nieuwe organogram van de stad Diest goed. Er werd gekozen om in de toekomst per dienst op een verticale manier te werken. Dit had voor de technische diensten tot gevolg dat elke ploeg werd samengevoegd met de administratieve diensten, die bevoegd zijn voor dezelfde materie. Het diensthoofd van de administratieve diensten werd ook het diensthoofd voor de personeelsleden van de ploeg.
De functie van diensthoofd technische uitvoeringsdienst werd geschrapt in het organogram en op dat moment werd er voor dit personeelslid voorlopig een tewerkstelling binnen de diensten gebouwen en ondersteunend technisch beheer voorzien. Het was de bedoeling om in een overleg tussen het betrokken personeelslid en de secretaris te komen tot een nieuwe taakinvulling van dit personeelslid. Momenteel blijkt dat er in de diensten gebouwen en ondersteunend technisch beheer aan het betrokken personeelslid geen gelijkwaardige functie kan aangeboden worden. Dit is wel mogelijk in de cluster cultuur en vrije tijd. In deze cluster is dringend nood aan een personeelslid dat instaat voor het beheer van de gebouwen en het aansturen van een aantal personeelsleden. Om deze functie te creëren wordt voorgesteld om de functie van voltijds contractueel hoofdtechnieker/coördinator in het cultuurcentrum te schrappen en in de plaats hiervan de functie van voltijds statutair deskundige/coördinator voor de cel gebouwen nieuw te voorzien. De functies van deskundige TUD in de diensten gebouwen en ondersteunend technisch beheer worden geschrapt.
Het ontwerp van organogram werd overgemaakt aan de vakbondsafgevaardigden en besproken op de vergadering van het HOC-BOC van 22 juni 2017.
ABVV en ACV openbare diensten ondertekenen een protocol van akkoord met opmerkingen.
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de volgende wijzigingen van het organogram:
Er wordt kennis genomen van de gecoördineerde versie van het organogram van stad Diest.